Số hóa trong ứng dụng công nghệ vào quy trình vận hành các doanh nghiệp OCOP

Chuyên gia Nguyễn Thị Tình – Co.Founder LAROY

Với doanh nghiệp OCOP, những khâu cần ưu tiên gồm quản trị khách hàng và bán hàng, tài chính – kế toán, quản lý kho và chuỗi cung ứng. Đây là các lĩnh vực tác động trực tiếp đến doanh thu, dòng tiền và hiệu quả sử dụng nguồn lực.

Tuy nhiên, đầu tư phần mềm không đồng nghĩa với chuyển đổi số thành công. Khi quy trình vận hành còn chồng chéo, thiếu tiêu chuẩn và phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân, công nghệ khó khắc phục được những hạn chế từ gốc. Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát cách thức tổ chức công việc, xác định điểm nghẽn và lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô, nguồn lực thay vì số hóa dàn trải.

Đối với sản phẩm OCOP, niềm tin của người tiêu dùng và khả năng tiếp cận thị trường là hai yếu tố quyết định sức cạnh tranh. Công nghệ số tạo điều kiện để doanh nghiệp giải quyết đồng thời cả hai yêu cầu này. Nhật ký sản xuất điện tử và mã QR truy xuất nguồn gốc giúp lưu trữ, cung cấp thông tin về nguyên liệu, quy trình sản xuất và xuất xứ sản phẩm. Khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác, người tiêu dùng có thêm cơ sở kiểm chứng thông tin, còn cơ sở sản xuất thuận lợi hơn trong kiểm soát chất lượng và quản lý quá trình cung ứng.

Đặc biệt, với những sản phẩm gắn liền với đặc sản địa phương, nghề truyền thống và tri thức bản địa, số hóa còn là phương thức kể câu chuyện sản phẩm bằng dữ liệu có thể kiểm chứng, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu. Cùng với đó, sàn thương mại điện tử và mạng xã hội giúp các chủ thể OCOP tiếp cận khách hàng ngoài phạm vi địa phương, giảm sự phụ thuộc vào kênh phân phối truyền thống. Dù vậy, hiệu quả bán hàng trực tuyến vẫn phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm, hình ảnh, thông tin minh bạch, năng lực giao hàng và dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, trở ngại trong số hóa không chỉ là chi phí đầu tư mà còn nằm ở tư duy lãnh đạo và thói quen làm việc. Khi người đứng đầu chưa coi công nghệ là khoản đầu tư dài hạn, còn nhân sự ngại thay đổi phương thức làm việc, các giải pháp số dễ bị triển khai hình thức, thiếu tính liên tục.

Câu chuyện số hóa được triển khai tại doanh nghiệp.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm theo mô hình thuê bao, sử dụng các nền tảng trực tuyến có chi phí phù hợp và thao tác đơn giản trên điện thoại thông minh. Việc triển khai nên bắt đầu từ một khâu cụ thể, đánh giá hiệu quả rồi mới mở rộng.

Yếu tố quyết định vẫn là cam kết của lãnh đạo. Người đứng đầu cần trực tiếp sử dụng hệ thống, đưa dữ liệu vào quá trình điều hành và xây dựng cơ chế để nhân sự thực hiện thống nhất. Chuyển đổi số chỉ thực sự đi vào hoạt động khi trở thành một phần của quy trình hằng ngày. Để tránh đầu tư dàn trải, doanh nghiệp OCOP và cơ sở làng nghề cần triển khai số hóa theo lộ trình phù hợp.

Một là, chuẩn hóa quy trình sản xuất và quản trị. Xác định rõ định mức nguyên vật liệu, chi phí, thời gian sản xuất; thống nhất tiêu chuẩn chất lượng, đóng gói và yêu cầu an toàn thực phẩm. Những kinh nghiệm vốn chỉ được truyền miệng cần được hệ thống hóa thành quy trình cụ thể.

Hai là, số hóa dữ liệu vận hành. Từng bước ứng dụng nhật ký sản xuất điện tử, mã QR truy xuất nguồn gốc và phần mềm quản lý kho, đơn hàng, tài chính. Dữ liệu cần được cập nhật thống nhất để hỗ trợ kiểm soát từ khâu sản xuất đến tiêu thụ.

Ba là, nâng cao năng lực nhân lực số. Đào tạo người lao động sử dụng công cụ quản lý, khai thác dữ liệu, bán hàng trực tuyến và tương tác với khách hàng. Phát huy lực lượng lao động trẻ tại địa phương cũng là hướng đi giúp các cơ sở truyền thống thích ứng với phương thức kinh doanh mới.

Số hóa không đơn thuần là đưa công nghệ vào sản xuất mà là đổi mới cách doanh nghiệp tổ chức và vận hành. Với các chủ thể OCOP, chuẩn hóa quy trình, quản trị bằng dữ liệu và phát triển nhân lực số chính là nền tảng để nâng cao chất lượng, củng cố niềm tin thị trường và gia tăng giá trị sản phẩm Việt Nam.